Excel技能之数据验证,总有一款适合你

用户填写的内容,是未知的,不可靠的。但是,我们要对数据的规范、格式、条件做出限制,既能保证数据的质量,也能统一每个人的行为。最大限度去避免垃圾数据的录入,眼不见心不烦,让心情美美的。

数据不对,不是能力问题,而是态度问题。数据验证,不懂可以学,不想学就是懒。数据验证,不难,稍微花点时间就能掌握。对于记性不好的同学们,记不住不要紧,让心静下来10秒钟,点击收藏慢慢看。Excel用得溜不溜,汇报工作就暴露。

Excel 2010版本以及之前的版本,叫做“数据有效性”,后面的版本改名叫“数据验证”。

数据验证的使用场景非常普遍,可以限制重复输入,二级菜单的联动,限制日期的范围,费用不能超过预算额度,限制手机号码必须11位数,单元格的输入提示,等等。干活之前先想想,能用上的都是加分项。

1、限定选项。
经常在做Excel的时候,需要添加下拉列表,限定选项。

比如,鼠标左键点击“服务”右边的单元格,选中了单元格。点击“数据”菜单,点击“数据有效性”右下角的三角箭头,点击“数据有效性”。

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弹出小窗口,点击“设置”,“允许”选择“序列”,点击“来源”右边的按钮。拖选提前准备好的选项(不要拖选标题),按下回车键。另一种方式,在“来源”直接输入“职场技能,干货分享,升职加薪,个人成长,搞钱副业,时间管理”,注意用英文逗号隔开,不是中文逗号。点击“确定”。

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搞完之后,单元格右边出现向下的箭头,点击向下的箭头,出现下拉列表,只能从这几个选项里面选择,不能输入其它内容。

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当我们输入不存在的选项,按下回车键,会有错误提示的弹窗。比如,输入“赚钱”。错误提示的内容,也是可以设置的,根据需要去使用。

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2、限定长度。
有时候,如果不做限制,用户会复制一大堆内容过来,粘贴到Excel里面,这时,限定长度就派上用场了。

“登录密码”这一项,让输入密码的位数在6到20之间。
比如,鼠标左键点击“登录密码”右边的单元格,选中了单元格。点击“数据”菜单,点击“数据有效性”右下角的三角箭头,点击“数据有效性”。

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弹出小窗口,点击“设置”,“允许”选择“文本长度”,“数据”选择“介于”,“最小值”填写一下,“最大值”也填写一下。暂时还不能点击“确定”。

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点击“出错警告”,勾选“输入无效数据时显示出错警告”,“样式”选择“停止”,“标题”输入自定义内容,“错误信息”也是输入自定义内容,点击“确定”。

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当我们输入的内容不符合要求时,按下回车键,会有错误提示的弹窗。比如,输入“123”。

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3、限定整数。
常用的是,年龄、月份、人数,等等。

“专业程度”这一项,让用户在0到100之间选择一个分数。
比如,鼠标左键点击“专业程度”右边的单元格,选中了单元格。点击“数据”菜单,点击“数据有效性”右下角的三角箭头,点击“数据有效性”。

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弹出小窗口,点击“设置”,“允许”选择“整数”,“数据”选择“介于”,“最小值”填写一下,“最大值”也填写一下。暂时还不能点击“确定”。

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点击“出错警告”,勾选“输入无效数据时显示出错警告”,“样式”选择“停止”,“标题”输入自定义内容,“错误信息”也是输入自定义内容,点击“确定”。

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当我们输入的内容不符合要求时,按下回车键,会有错误提示的弹窗。比如,输入“666”。

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4、圈释无效数据。
使用场景是,有一份数据,需要找出不符合的部分,圈出来。

找出“粉丝数量”少于500的城市。
先设置“数据有效性”,再点击“圈释无效数据”。详细操作过程,如下。
比如,拖选“粉丝数量”下面的单元格区域,不要拖选标题。点击“数据”菜单,点击“数据有效性”右下角的三角箭头,点击“数据有效性”。

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弹出小窗口,点击“设置”,“允许”选择“整数”,“数据”选择“大于或等于”,“最小值”填写一下。点击“确定”。

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“粉丝数量”下面的单元格区域,不用拖选。点击“数据”菜单,点击“数据有效性”右下角的三角箭头,点击“圈释无效数据”。无效数据的周围会出现红色的圈,一眼看过去,很明显。

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5、清除无效数据标识圈。
把无效数据的红圈去掉。
点击“数据”菜单,点击“数据有效性”右下角的三角箭头,点击“清除无效数据标识圈”。

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