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做好项目实施计划的4大要素集常用工具

发布时间:2022/8/21 20:40:22

简单地说,项目管理就是制定计划、执行计划、监控计划的过程。然而,在实际管理过程中,我们经常忽略计划的重要性,一些人认为去做计划这样的管理活动耗费时间,不如直接去做设计、开发等工程活动更为接近交付目标

多年的项目管理从业经历,见过规模较小的项目,由于无计划导致一再延期、迟迟无法交付;也见过规模较大的项目,因缺少详细计划导致项目失控。

总之,不管项目大小,都应给予计划足够的重视。

 

一、项目计划管理的内容

项目管理计划是项目的总体计划,它确定了执行、监控和结束项目的方式和方法,包括项目需要执行的过程、项目生命周期、里程碑和阶段划分等全局性内容以及范围、时间、成本、质量、人力资源、风险、沟通、采购等具体内容。

为了达到项目时间、成本、质量方面的目标,需要考虑相应的约束条件,包括范围、资源等方面;需要建立为保障项目信息顺利传递与反馈的沟通机制;需要提前考虑项目存在的风险点,制定相应的应对措施。

可以说,项目管理计划体现了项目总体性的计划与策划,也充分体现了项目管理的综合水平。

 

二、项目计划编制

如何编制项目计划是项目经理的基本功。下文从涉及最核心的项目管理计划内容(范围、时间、人员等)方面对其进行了介绍,以供参考。

1.明确目标与范围

项目目标应该至少包括费用、时间进度、技术性能和质量标准。确定项目范围也就定义了项目的工作边界、明确了项目主要的可交付成果。如果不能有效地定义并控制项目的范围,通常要承担很大的风险,产生许多严重问题,比如项目实际要求的、但没有明确定义的工作将不能得到有效执行,或者项目的范围盲目扩大,进而影响项目目标的达成。

2.定义项目组织结构

确定项目主要人员分工、组织结构,明确责任矩阵与项目组运作机制,像问题升级、例会等制度或流程。对于一个大型项目而言,项目成员往往来自很多部门,确定核心成员、划分明确职责、进行有效管理显得至关重要。

3. 分解工作活动并排序,输出进度计划表

基于项目范围,分解工作活动,项目经理与相关人员一起讨论确定各项活动的基本时间。各活动时间估算完成后,与交付点进行顺推与倒推,调整活动时间与顺序,以满足交付期限。此外,还要考虑风险时间的储备。

4. 确认项目计划并基线化

最后的项目计划一定要与重要干系人进行确认,特别是客户的确认。如果有不满意的地方,需要尽量协商做调整。确认后的项目计划,作为以后项目的基线。如有变更,需走变更流程。项目计划如果没有与客户进行确认,就会出现客户随意变更的问题。

 

三、制定计划时容易出现的主要问题

1. 制订计划时没有进行充分的沟通

项目经理制订计划时首先要分清或确定主要项目成员和主要项目干系人,然后与他们进行充分的沟通协商,使项目计划是一个大家都认可的、达成共识的有效文件。

2. 对编写计划的过程在思想意识上重视不够

计划的制定不仅仅是写一份文档,通过制定计划的过程,可以理清项目目标、项目范围、项目所需资源、制定合理的项目进度、制定完成项目所需的各种约定(沟通和变更)和制定应对风险的有效对策。

3. 项目任务分工或进度计划表的颗粒度太大

根据项目管理计划渐进明晰的特点,在需求调研分析阶段过后、需求成果清晰时,当及时细化项目管理计划;在概要设计完成时,要更进一步地细化后面编码测试阶段的详细计划。

4. 遗漏重要的假设或约束条件

在项目的实施过程中,当项目管理计划需要细化和调整时,就应该考虑到事先编入计划文档的假设和约束条件,而不是以一种“无限资源”的方式做计划。一般来说,假设、约束和风险的区别是假设、约束是一些比较明显、明确、已经发生或肯定会发生的情况,而风险不一定会发生,具有不确定性。

5. 工作任务的分解不便于人员分工

确定系统构架之前,应该考虑在编制计划的同时是否有些其他基础性的工作可以先做,如是否在需求分析的同时进行部分的系统概要设计;是否可以先进性技术预研、环境架构搭建等。迭代开发使得在上一阶段的部分任务完成后,下一阶段的对应工作就可以投入进行。确定系统构架之后,工作任务的分解要考虑模块编码独立性、开发编码工作的负载均衡、编码进度安排优化等对开发的影响。

 

四、项目计划的执行与监控

计划来自思考,结果来自执行。再好的计划也需要执行,再好的团队也需要监控。我们应当尊重计划的严肃性,遵守对于项目目标和计划的承诺。因此,计划执行过程中,一定要做好项目的管控。

项目启动后,项目的环境可能会发生变化,如此前的假设不成立,或者一旦发生了风险,项目计划往往要进行调整。那么,在流程上应遵循相应的变更管理流程。

 

五、常用的4款项目计划进度管理工具

1、Worktile

Worktile是国内最顶级的项目计划、进度管理工具之一,曾在2021年获得36氪《中国企服软件金榜-项目管理总榜排名第一》。它被广泛用于OKR目标管理、项目计划管理、项目进度跟踪、项目集管理、工作流程管理、项目质量、成本、风险、项目文档管理等领域。

比如,通过它你能做到:

  • 多项目统筹管理:通过项目集、项目组合管理实现项目资源共享;统筹管理项目集内各项目状态、任务数以及任务进度,识别项目风险,做好应对措施
  • 灵活制定项目计划:通过项目集甘特图安排各项目任务、确定优先级、管理依赖项,实现多项目进度管控和资源管理;将项目中重大事件或决策点标记为里程碑,确保项目计划内可交付成果与总体项目目标相匹配
  • 自动统计过程数据:Worktile提供全局项目统计报表,从项目、工时、时间、人员等维度实时统计各项目过程数据;自定义筛选条件,通过全局视图对比分析各项目情况,调整项目资源;
  • 强大的自定义及统计分析能力等等;
如何做好项目进度计划管理?以及常用的4款项目计划管理工具分享

除此以外,Worktile是一个工具集合,它同时具备项目管理、OKR(目标)管理、审批、简报、IM、网盘等诸多能力,一个工具就能满足众多管理需求,从而节省一大笔费用,以及避免多个工具来回切换的问题。

且Worktile 支持私有部署、二次开发、saas等版本,10人以下免费使用。

【Worktile官网

 

2、PingCode

PingCode 是一款专门为软件研发项目打造的管理工具,所以它非常适合软件项目的项目计划、进度管理。除了项目计划、里程碑以外,产研团队还能够通过它来实现产品路线图规划、版本规划、迭代规划、发布计划管理等等。

而且PingCode 是一款一站式的研发项目管理工具,满足了开发全生命周期包括目标、需求、发布计划、迭代、任务、测试计划、测试用例、缺陷、Wiki、效能度量、报表、团队文档、反馈、工时等在内的管理

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PingCode 支持私有部署、二次开发、saas等版本,25人以下免费使用。

【PingCode官网】

 

3、Ms project

Microsoft Project 是 Microsoft 最畅销的桌面产品之一,在推出初期几乎没有竞争。Microsoft Project 一直是一个桌面本地解决方案,而如今它也提供了几种基于云的解决方案,如 Microsoft Project Online。

Microsoft Project 被广泛用于项目经理的计划、为任务分配资源、跟踪进度、管理预算和分析工作量。

其主要缺陷在于贵,学习周期长,与国内的一些工具集成较差。

如何做好项目进度计划管理?以及常用的4款项目计划管理工具分享【官网:https://www.microsoftstore.com.cn/software/office/project-professional-2021】

 

4、Jira

JIRA是Atlassian公司出品的软件项目与事务跟踪工具,被广泛应用于产品计划管理、版本管理、缺陷跟踪、客户服务、需求收集、流程审批、任务跟踪、项目跟踪和敏捷管理等工作领域。

这是一款非常适合国外企业的产品,而对于国内用户而言可能会面临一些困境,比如在2020年停售本地版,被迫上云,产品汉化不完全,购买成本高学习时间长,配置复杂等。但这也无法表明它不是一款强大的项目计划管理工具。

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【官网:Atlassian.com】

以上就是关于项目计划、进度管理的全部内容,希望对你有所帮助。

 

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